Immaginate questa situazione: siete l’HR della Rossi spa che realizza impianti automatici e, mentre state lavorando seduti alla vostra postazione, fa irruzione il responsabile tecnico nervoso e agitato, “non ne posso più, devi trovare qualcuno che mi aiuti, io non ci sto più dietro! Non penserete che ci voglia rimettere anche la salute? Fai il tuo lavoro e trovami qualcuno!” A quel punto, ancor più nervoso di prima perché ha solo dato fiato ad un’emozione che quindi è diventata ancor più palese di prima, esce sbattendo la porta.

Oppure immaginate che sempre nella posizione dell’HR collaboriate con il Direttore Commerciale nella selezione di un nuovo export area manager, gli avete presentato qualche profilo e lui, dopo 10 giorni ancora non vi ha dato un feedback. Non sapete proprio cosa pensa di quelle candidature, oltretutto avete incaricato una società di ricerca e selezione esterna e quelli vi stanno pressando, vanno bene? Perché non li volete vedere? Cosa dobbiamo cercare di diverso? O dobbiamo cercarne altri…uguali?!

L’HR Manager, Santo Subito!

Si perché se già si pretende tacitamente che il consulente esperto in ricerca e selezione del personale capisca dal titolo della posizione mansioni, competenze, caratteristiche, interazioni figuriamoci quali capacità di comprensione deve possedere l’HR dell’azienda stessa! Se svolge quel ruolo è evidente che sa esattamente tutto di tutti ed è praticamente un esperto di tutte le posizioni. Non solo conosce perfettamente l’organigramma (quello reale o quello realizzato per l’ispezione della qualità?!) ma per ogni posizione lì citata, conosce i processi, le competenze, le mansioni e …le sa valutare. Oltre a ciò, evidentemente ha anche delle capacità mistiche che gli permettono di leggere nella mente, nella email che non arriva così come nel “non va bene” del responsabile della funzione che una settimana prima aveva fatto irruzione in ufficio colto da crisi isterica! Per non parlare della situazione in cui il responsabile della funzione, pur contento dei candidati incontrati chiede di vederne “altri” perché vuole essere certo della sua scelta. Io una soluzione ce l’ho!

Capita poi che l’HR sia assolutamente consapevole che la richiesta che il responsabile della funzione gli ha evidenziato non sia assolutamente corretta, o realistica. Infatti l’HR ha ben chiaro che nella realtà dei fatti ciò che il responsabile di funzione ha in mente non esiste o, peggio ancora, esiste, ma non corrisponde a ciò che servirebbe all’azienda. Come fare? Come uscire da questa impasse?

Ci sono anche Rossi SPA che hanno un chiaro e condiviso organigramma, anzi, hanno anche stilato il mansionario e ad ogni “casella”, ad ogni posizione corrisponde addirittura la job description che riporta esattamente mansioni, responsabilità, competenze, soft skill, interazioni, budget. Eppure, anche in quei casi capita che l’HR non si capaciti del perché quel candidato che ritiene assolutamente coerente ed in linea con la posizione non vada bene.

L’HR sta nel mezzo e, si sa, non è mai una posizione comoda; deve dare risposte alla propria Azienda, al collega che coordina quell’area e che vuole che il suo problema sia risolto e deve dare indicazioni al consulente esterno che sta lavorando per cercare quella risorsa. Tutti i suoi interlocutori si aspettano da lui o lei una risposta.

Le tre C per far  funzionare i rapporti tra HR e funzioni aziendali

La prima questione riguarda il rapporto tra HR e responsabile di funzione. Il problema è innanzitutto di consapevolezza, quindi di comunicazione ed infine di condivisione. Le tre C!!

Consapevolezza

prima di sbattere quella porta uscendo nervoso più di prima, fermatelo e chiedetegli di fissare in agenda un momento in cui parlerete solo di quella questione. Non si può dare avvio ad un processo di selezione in altro modo. E’ così importante e urgente? Ottimo, è un buon motivo per fissare la riunione il prima possibile. L’analisi della job description e del processo in cui la risorsa è coinvolta, nonché l’identificazione delle caratteristiche di personalità necessarie per ricoprire al meglio la posizione, saranno l’oggetto della riunione. Sviscerate ogni aspetto, fatevi aiutare da una griglia per un’intervista semistrutturata, dalla comparazione con le altre risorse coinvolte nel processo in azienda, dall’analisi dei loro curricula. Siete voi gli esperti di risorse umane!

Comunicazione

costruite un report con tutte le informazioni così raccolte, mansioni, competenze, titolo di studi necessario, soft skills, processi ed organizzazione del lavoro, budget, criticità del contesto (ufficio, area aziendale) il tutto mediato dalla vostra consulenza, perché sapete benissimo quanto costa cercare qualcosa che non esiste e quindi è meglio chiarire fin dall’inizio quali sono gli aspetti su cui cedere perché la ricerca diventi possibile. In ogni processo di comunicazione ci devono essere almeno due interlocutori ed un messaggio da comunicare. Al messaggio abbiamo pensato, adesso dobbiamo comunicarlo al nostro interlocutore! Una nuova riunione in cui essere certi che siete d’accordo sul profilo da cercare così come emerso dall’incontro e dalla successiva vostra elaborazione, basandovi anche sull’esperienza nel mercato del lavoro.

Condivisione

la selezione del personale è ovviamente un processo in cui mantenere alta la condivisione di giudizi, valutazioni ed aspettative continuamente. Tra HR e responsabile di funzione, tra HR, responsabile di funzione e consulente esterno, quando c’è. E visto che c’è un altro attore in campo, il candidato, perché non condividere anche con lui o lei che sia quali sono le aspettative che si hanno per quella posizione? Dite che è meglio tenerle segrete?

Come in tutti i ruoli che l’essere umano si trova a ricoprire nel corso della propria vita, anche nel caso dell’HR non deve porre problemi, ma portare soluzioni. Quando sentite la porta dell’ufficio aprirsi con nervosismo ed il collega di turno che non vede l’ora di passarvi la propria lamentela, sorriso smagliante e agenda in mano: quando ne parliamo?